Definitie deelnemers: met de term deelnemers wordt bedoeld explorers (jeugdleden van 15 tot 18 jaar) en hun begeleiding van scoutinggroepen die zich voor het evenement hebben ingeschreven.

1. Algemene voorwaarden

1.1. Exxploraxxion 2017 wordt gehouden op het Scouting Landgoed Zeewolde.
1.2. De aankomst is op vrijdag 29 september 2017 vanaf 17.00u en het evenement eindigt op zondag 1 oktober 2017om 13.00u.
1.3. Inschrijving voor deelname is alleen mogelijk in afdelingsverband, inclusief begeleider(s).
1.4. Alle deelnemers aan Exxploraxxion 2017 zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland.
1.5. Deelname aan Exxploraxxion 2017 geschiedt geheel op eigen risico.
1.6. De huisregels van Exxploraxxion 2017 zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de huisregels.

2. Inschrijving

2.1. Inschrijven voor Exxploraxxion 2017 is alleen mogelijk als groep.
2.2. Het is mogelijk een groep deelnemers in één keer in te schrijven in Scouts Online (SOL), op het formulier dat te vinden is via ‘inschrijven activiteiten’ of via de link op de webpagina.
2.3. De inschrijver van de groep is tevens contactpersoon. Hij/zij is verantwoordelijk voor deze inschrijving, het verstrekken van de juiste/correcte informatie en de betaling van de kosten die aan de inschrijving verbonden zijn.
2.4. De contactpersoon is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van het inschrijfgeld van de door hem/haar ingeschreven deelnemers.
2.5. De contactpersoon verklaart dat hij/zij bevoegd is namens de deelnemers op te treden.
2.6. De contactpersoon moet de individuen van de groep verplicht aanmelden op de deelnemerslijst (vervolg formulier).
2.7. Elke afdeling dient ten minste vergezeld te worden door één (gekwalificeerd) explorerbegeleiding (21 jaar of ouder).
2.8. Bij aanmelding op Exxploraxxion 2017 vindt controle plaats van de persoonsgegevens die door middel van de online inschrijving bij de organisatie bekend zijn, waarbij tevens gevraagd kan worden om een geldig legitimatiebewijs. Hierbij wordt tevens gecontroleerd of aan de betaalverplichting is voldaan.
2.9. Tot en met 15 augustus 2017 kan de inschrijving kosteloos worden gewijzigd of geannuleerd door de deelnemer. Deze wijzigingen dienen op het inschrijfformulier in Scouts Online te worden gemaakt.
2.10. Na 15 augustus 2017 wordt bij wijziging of annulering de gedane betaling niet terugbetaald of verrekend.
2.11. Inschrijvingen van meer deelnemers van eenzelfde groep na 15 augustus 2017 zijn mogelijk op een nieuw inschrijfformulier tegen de geldende deelnemersprijs.
2.12. De uiterste inschrijfdatum voor Exxploraxxion 2017 is maandag 22 september 2017.

3. Deelnemersbijdrage & betaling

3.1. De deelnemersbijdrage voor Exxploraxxion 2017 bedraagt € 27,50 (zegge zevenentwintig euro en vijftig eurocent) per persoon voor het hele weekend.
3.2. Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via IDeal. Na 15 augustus ontvangt de contactpersoon hiervoor een email. De betaling dient dan direct te worden voldaan.
3.3. Bij aanmelding na 15 augustus 2017 dient de deelnemersbijdrage direct via IDeal voldaan te worden om de inschrijving compleet te maken.
3.4. De deelnemers waarvan blijkt dat zij bij aanvang van het evenement volgens de financiële gegevens nog niet hebben betaald, zijn verplicht om bij aanmelding aan de poort per pin te betalen.
3.5. In de deelnemersbijdrage is inbegrepen: 3.5.1. Alle voorzieningen en faciliteiten. 3.5.2. Overnachtingen, inclusief campingplek (zelf tent, matje en slaapzak meenemen).
3.6. In de deelnemersbijdrage is niet inbegrepen: 3.6.1. Het vervoer van deelnemers en hun materialen van- en naar Exxploraxxion 2017 3.6.2. Ontbijt, lunch, diner en andere consumpties die verkrijgbaar zijn op het festivalterrein.

4. Verzekering

4.1. Voor Nederlandse deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering van Scouting Nederland van kracht. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst kan via het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland een reis- en bagageverzekering worden afgesloten. De volledige informatie hierover is te vinden op de website van Scouting Nederland.
4.2. Wachtschepen en ander soort vaartuigen dienen door de deelnemer zelf verzekerd te zijn/worden. Deze vallen niet onder de collectieve verzekering. Tevens dienen zij voorbereidt te zijn op gevallen van lekkage waardoor er schade aan het milieu kan ontstaan. In voorkomend geval dient dit per ommegaande gestopt te worden, ontstane schade is voor rekening van de eigenaar van betreffende vaartuig.
4.3. Scouting Nederland noch Exxploraxxion 2017 kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers tijdens Exxploraxxion 2017 of gedurende de reisdagen.

5. Begeleiders

5.1. In voorkomende gevallen kan het zijn dat er van de begeleiders hulp wordt gevraagd bij het begeleiden van programmaonderdelen. Actieve bijdrage van begeleiders bij programmaonderdelen wordt altijd gewaardeerd.
5.2. Voor letsel gevallen waarbij het noodzakelijk is om naar een professionele hulpdienst vervoerd te worden en waar dit mogelijk is met eigen vervoer, dient (één van) de begeleider(s) hiervoor zelf zorg te dragen. Voor kleinere verwondingen zijn er EHBO erkende medewerkers aanwezig. Er is geen specifieke medische afdeling.

6. Overige voorwaarden

6.1. Scouting Nederland en Exxploraxxion 2017 hebben het recht om beeldmateriaal dat tijdens Exxploraxxion 2017 gemaakt wordt te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming of financiële tegemoetkoming van en aan de deelnemer.
6.2. Om Exxploraxxion 2017 in goede banen te leiden kunnen huisregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van betreffende deelnemer van Exxploraxxion 2017. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op terugbetaling van de betaalde deelnemersbijdrage. De huisregels zijn terug te vinden op de website van Exxploraxxion 2017 en maken deel uit van de deelnemersvoorwaarden.
6.3. Door inschrijving en deelname aan Exxploraxxion 2017 wordt verondersteld dat de deelnemer op de hoogte is van alle daarmee samenhangende voorwaarden geldend voor dit specifieke evenement alsook van Scouting Nederland. Door deelname aan Exxploraxxion 2017 gaat de deelnemer hier nadrukkelijk mee akkoord en zijn de aanvullende regels onverkort van toepassing.
6.4. Naast de reguliere communicatiekanalen, wordt ook e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over Exxploraxxion 2017. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres. 6.5. Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de Exxploraxxion 2017 die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
6.6. Beeldmateriaal dat deelnemers beschikbaar stellen aan Exxploraxxion 2017 en daarmee aan de vereniging Scouting Nederland, mag vrij gebruikt worden door Scouting Nederland.
6.7. Scouting Nederland en Exxploraxxion 2017 kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken vaan beeldmateriaal (foto/video) weigeren.
6.8. De door jou opgegeven gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de Exxploraxxion 2017.