Definitie medewerkers: met de term medewerkers wordt bedoeld scouts, ouder dan 18 jaar, die in de organisatie en/of tijdens het evenement zelf meewerken aan Exxploraxxion 2017.

Exxploraxxion 2017 wordt gehouden op Scouting Landgoed Zeewolde (hierna SLZ) en biedt jou de mogelijkheid om nieuwe Scoutingcontacten op te doen. Verder kun je veel ervaring opdoen op het gebied waarop jij tijdens Exxploraxxion 2017 werkzaam bent. Maar bovenal biedt Exxploraxxion 2017 medewerkers veel plezier en gezelligheid door gezamenlijk een fantastisch festival neer te zetten. Als medewerker wil je natuurlijk duidelijk geïnformeerd worden over jouw positie binnen de Exxploraxxion 2017 -organisatie. Daarom maken we heldere afspraken over wat jij zelf als medewerker inbrengt, maar ook over wat je van de Exxploraxxion 2017 -organisatie mag verwachten. Deze afspraken zijn vastgelegd in deze medewerkersvoorwaarden. Deze voorwaarden gelden voor iedere medewerker, tenzij in de medewerker overeenkomst afwijkende afspraken zijn opgenomen. Met jouw dienst- of onderdeelhoofd maak je verder afspraken over jouw functie binnen de organisatie.

1. Algemene voorwaarden en inschrijving

1.1. Exxploraxxion 2017 wordt gehouden in Zeewolde, op de locatie SLZ, en duurt van vrijdag 29 september 2017 t/m zondag 1 september 2017.
1.2. Inschrijving als medewerker is mogelijk voor scouts en niet-scouts, mits ouder dan 18 jaar (minimumleeftijd is 18 jaar, op het moment dat het evenement begint). 1.2.1. Na aanmelding voor de vacature voert de HRM’er van Exxploraxxion 2017 een check uit op leeftijd, daar er voor sommige functies een minimumleeftijd geldt van 21 jaar.
1.3. Voor alle soorten functies en medewerkers zijn de voorwaarden, rechten en plichten gelijk.
1.4. Medewerkers van Exxploraxxion 2017 dienen de volgende stappen te doorlopen: 1.4.1. Aanmelding via het HRM-systeem van Scouting Nederland in Scouts Online. 1.4.2. Sollicitatiegesprek met een HRM’er van Exxploraxxion 2017 en het diensthoofd, indien dit wenselijk wordt geacht met alleen de HRM’er of het diensthoofd. 1.4.3. Voorlopige benoeming; indien de medewerker niet over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) beschikt, dient hij of zij deze aan te vragen en te overleggen aan de organisatie (zie ook ad.5). 1.4.4. Pas na overleggen van de VOG is de benoeming definitief. 1.4.5. Na benoeming dient de medewerker zich in te schrijven via het medewerkersregistratieformulier in Scouts Online, waarbij hij of zij akkoord gaat met de medewerkersvoorwaarden en het incasseren van de medewerkersbijdrage. Hier geeft de medewerker tevens zijn of haar wensen aan met betrekking tot het medewerkerspakket en de voeding. 1.4.6. Na het invullen en verzenden van het online registratieformulier, ontvangt de medewerker een automatische bevestiging van de inschrijving met een registratienummer. Indien de medewerker deze mail niet ontvangt, dient hij of zij contact op te nemen met de organisatie. 1.4.7. Bij aankomst op het festivalterrein, vindt controle plaats van de persoonsgegevens die door middel van de online inschrijving, bij de organisatie bekend zijn. Indien de medewerkersbijdrage nog niet is voldaan, dient deze bij aankomst te worden voldaan per PIN. 1.4.8. Na controle van de gegevens ontvangt de medewerker het medewerkerspakket en een medewerkersbandje voor toegang tot het (medewerkers)terrein.

2. Medewerkersbijdrage

2.1. Medewerkers betalen een bijdrage van € 25,00 (zegge vijfentwintig euro) per persoon voor het hele weekend.
2.2. Betaling van de medewerkersbijdrage wordt gedaan via IDeal per individuele medewerker. Na 15 augustus ontvangt de medewerker hiervoor een email. De betaling dient dan direct te worden voldaan.
2.3. De medewerkersbijdrage is bedoeld om de kosten die voor medewerkers worden gemaakt (zoals voeding, overnachting, faciliteiten) zoveel mogelijk te dekken.
2.4. In de medewerkersbijdrage is inbegrepen: 2.4.1. Alle voorzieningen en faciliteiten. 2.4.2. Overnachtingen, inclusief campingplek (zelf tent, matje en slaapzak meenemen). 2.4.3. Ontbijt, lunch, diner, koffie/thee op de dagen dat de medewerker werkzaam is op het terrein. 2.4.4. Medewerkerspakket (o.a. tijdens de uitvoerdagen verplicht te dragen Exxploraxxion 2017 - shirt).
2.5. In de medewerkersbijdrage is niet inbegrepen: 2.5.1. Het vervoer (van medewerkers en hun materialen) naar en van Exxploraxxion 2017. 2.5.2. Overige consumpties.
2.6. De medewerker ontvangt geen factuur per post, een factuur is te downloaden vanuit Scouts Online.

3. Minimumleeftijd

3.1. De minimumleeftijd voor medewerkers is 18 jaar. Hierop wordt geen enkele uitzondering gemaakt.

4. Lidmaatschap Scouting Nederland

4.1. Exxploraxxion 2017 wordt georganiseerd door de Vereniging Scouting Nederland. Daarom is het verplicht dat alle medewerkers lid zijn of worden van Scouting Nederland.
4.2. Vrijwilligers die graag mee willen werken aan Exxploraxxion 2017, maar geen lid zijn van Scouting Nederland, worden vanaf het moment dat zij zijn aangesteld als medewerker, tevens ingeschreven als lid van Scouting Nederland. Voor uitzonderingen zie ad 4.4.
4.3. Aan het lidmaatschap van Scouting Nederland zijn de reguliere lidmaatschapskosten verbonden, die ten laste komen van de medewerker. Meer informatie over het lidmaatschap en de rechten en plichten van een vrijwilliger bij Scouting Nederland, zijn te vinden op de website www.scouting.nl.
4.4. De lidmaatschapsverplichting is niet van toepassing op externe medewerkers die uit naam van een leverancier of sponsor, ingezet door de organisatie, hun medewerking verlenen op het evenement, zij betalen ook géén medewerkersbijdrage en hoeven géén VOG te overleggen.

5. Verklaring Omtrent het Gedrag
5.1. In het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland is opgenomen dat kaderleden die op enig niveau voor de eerste keer in een functie worden benoemd een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), afgegeven door de Minister van Justitie, moeten overleggen waaruit blijkt dat tegen de benoeming geen bezwaar bestaat.
5.2. De benoeming is pas definitief als de medewerker van Exxploraxxion 2017 de VOG voorgelegd/ingeleverd heeft.
5.3. Informatie over de VOG en het huishoudelijk reglement is te vinden op de website van Scouting Nederland, www.scouting.nl – Mijn Scouting (inloggen) – Vrijwilligers – Vrijwilligersbeleid.
5.4. Mocht je na Exxploraxxion 2017 stoppen als vrijwilliger, komt je VOG geheel te vervallen en zal er bij een hernieuwde aanmelding als landelijk vrijwilliger een nieuwe VOG aangevraagd en overlegd moeten worden

6. Voor, tijdens en na Exxploraxxion 2017

6.1. Binnen de dienst, onderdeel of team waar de medewerker werkzaam is, maakt hij of zij afspraken over de aanwezigheid tijdens de opbouw en de afbraak van Exxploraxxion 2017.
6.2. Exxploraxxion 2017 duurt in totaal drie dagen en van alle medewerkers - uitgezonderd externe medewerkers - wordt verwacht dat zij deze gehele periode aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat je als medewerker ook kan rondkijken en genieten van de vele activiteiten heeft iedereen tijdens Exxploraxxion 2017 een aantal uren of een dagdeel vrij.
6.3. Sommige werkgevers geven bijzonder verlof voor Scoutingactiviteiten. Hoe je dit aan moet pakken kan je vinden op www.scouting.nl – Mijn Scouting (inloggen) – Vrijwilligers – Vrijwilligersbeleid.
6.4. Om veiligheidsredenen is het niet toegestaan kind(eren) mee te brengen naar Exxploraxxion 2017. Niet tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbraak daarvan.
6.5. De opbouw van Exxploraxxion 2017 zal starten op donderdag 28 september 2017 08.00u. Afbraak van Exxploraxxion 2017 start direct na afsluiting van het evenement en duurt tot uiterlijk dinsdag 3 oktober 2017 18.00u.
6.6. Naast de reguliere communicatiekanalen, worden ook e-mail en boodschappen via mobiele telefoon (in geval van SMS kosteloos voor de ontvanger) gebruikt om de medewerkers van informatie te voorzien over Exxploraxxion 2017. De medewerker gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn e-mailadres en mobiele telefoon.

7. Gastheerschap

7.1. Tijdens Exxploraxxion 2017 vervullen de medewerkers ook de functie van gastheer of gastvrouw, want met z’n allen zorgen we ervoor dat de deelnemer het gevoel krijgt dat er op hem of haar is gerekend en dat wij er alles aan doen om voor hem of haar een geweldig weekend neer te zetten.
7.2. Voor de deelnemer is iedere medewerker een deel van de organisatie, dus de houding van een individuele medewerker bepaalt al snel het beeld dat een deelnemer heeft over de gehele Exxploraxxion 2017 -organisatie. Van alle medewerkers wordt een professionele houding als gastheer of gastvrouw verwacht, om zo een optimale belevenis voor de deelnemers te realiseren.

8. Eten & drinken

8.1. Gedurende Exxploraxxion 2017, maar ook in de opbouw- en afbraakperiode, kunnen alle medewerkers gebruik maken van het ontbijt, de lunch en het diner
8.2. Waar mogelijk wordt rekening gehouden met eventuele dieetwensen, welke vooraf aangegeven dienen te worden op het inschrijfformulier.
8.3. Op het Exxploraxxion 2017 -terrein is gratis koffie en thee verkrijgbaar. In de (medewerkers)bar zijn overdag en ‘s avonds tegen betaling frisdranken verkrijgbaar.
8.4. Op het Exxploraxxion 2017 -terrein is tijdens het evenement geen alcoholhoudende drank verkrijgbaar en/of toegestaan.
8.5. Alcoholhoudende drank is alleen toegestaan tijdens de opbouw- en afbraak dagen.

9. Externe contacten

9.1. Sponsoring en inkoop zijn door de Exxploraxxion 2017 -organisatie centraal geregeld in overleg met het landelijk servicecentrum (Afdeling LLA-Support i.s.m. commerciële zaken).
9.2. Het regelen van materialen voor je onderdeel of team mag uiteraard, maar overleg eerst met je diensthoofd en budgetbewaker, omdat bepaalde leveringen en diensten contractueel en collectief zijn geregeld.
9.3. Een vooraf gegeven schriftelijk akkoord van de budgetbewaker is noodzakelijk.

10. Kledingpakket

10.1. Alle medewerkers die de volledige medewerkersbijdrage hebben betaald, ontvangen een medewerkerspakket met Exxploraxxion 2017 -kleding. Zo ben je voor de deelnemers herkenbaar als medewerker.
10.2. Het is verplicht, gedurende de uitvoer van het evenement, deze kleding te dragen.
10.3. Het is niet toegestaan eigen kleding van groepen, diensten of teams te dragen tijdens de uitvoer van het evenement (je draagt dus ten alle tijden de Exxploraxxion 2017 -kleding).
10.4. Tijdens de officiële momenten van Exxploraxxion 2017 dragen alle medewerkers de Scouting Nederland Scoutfit.

11. Verzekeringen en aansprakelijkheid

11.1. Alle medewerkers van Exxploraxxion 2017 zijn lid van Scouting Nederland. Aan dit lidmaatschap is automatisch een collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering verbonden. De aansprakelijkheidsverzekering heeft een secundair karakter. Dat betekent dat bij schade in eerste instantie de verzekering van de medewerker dient te worden aangesproken.
11.2. Pas wanneer de verzekering van de medewerker de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking.
11.3. De collectieve ongevallenverzekering vergoedt geen inkomensderving ten gevolge van een ongeval.
11.4. De collectieve aansprakelijkheidsverzekering sluit aansprakelijkheidskwesties tussen leden van Scouting Nederland uit.
11.5. Voor de duur van Exxploraxxion 2017 is een collectieve verzekering afgesloten voor meegebrachte materialen welke binnen het eigen onderdeel of team worden gebruikt. Deze materialen dienen van te voren schriftelijk te zijn aangemeld bij de dienst Financiën. Deze verzekering keert in geval van diefstal alleen uit wanneer er sporen van braak aanwezig zijn. Het eigen risico is in alle gevallen € 150,00. Meer informatie over deze verzekering is verkrijgbaar bij de budgetbewaker van de dienst of het onderdeel waarvoor je werkzaam bent.
11.6. Scouting Nederland noch Exxploraxxion 2017 is aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van medewerkers tijdens de Exxploraxxion 2017 of gedurende de reis van en naar het evenement.
11.7. De medewerker kan in geval van roekeloos of ondeskundig gedrag, aansprakelijk worden gesteld voor de schade die is ontstaan.
11.8. Medewerkers kunnen eventueel voor de duur van Exxploraxxion 2017 een reis- en bagageverzekering afsluiten via www.scouting.nl – Mijn Scouting (log-in) – Financiën – Verzekeringen.

12. Financiën

12.1. Voor financiële zaken (uitgaven voor Exxploraxxion 2017 declaraties, routing, contracten en verzekeringen) wordt verwezen naar de Procedures van de dienst Financiën, die te downloaden zijn via de https://www.scouting.nl/financien/financiele-regelgeving/giften-bijinkomstenbelasting. Deze maken onverbrekelijk deel uit van de medewerkersvoorwaarden.

13. Huisregels

13.1. Om Exxploraxxion 2017 in goede banen te leiden, kunnen huisregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. De projectleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van betreffende medewerker van Exxploraxxion 2017. Deze medewerker kan vervolgens geen aanspraak maken op terugbetaling van de betaalde medewerkersbijdrage. De huisregels zijn terug te vinden op de website van Exxploraxxion 2017: www.exxploraxxion.scouting.nl.

14. Overige voorwaarden

14.1. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en Exxploraxxion 2017 om beeldmateriaal dat tijdens Exxploraxxion 2017 gemaakt wordt, vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming of financiële tegemoetkoming van en aan de medewerker.
14.2. Scouting Nederland en Exxploraxxion 2017 kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van eigen beeldmateriaal weigeren.
14.3. De door jou opgegeven gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de Exxploraxxion 2017
14.4. Op deze voorwaarden zijn onverlet ook de afspraken die Scouting Nederland met haar leden maakt van toepassing over “gedragscode”, VOG en Huishoudelijk reglement.